Een medewerker is al maanden uit de running. Collega's vangen het werk op, de planning staat onder druk en het blijft onzeker wanneer de medewerker terugkeert. Ondertussen loopt het re-integratietraject door.

De vaste stappen uit de Wet verbetering poortwachter geven houvast. Toch zegt een compleet plan van aanpak niet automatisch dat de re-integratie nog op koers ligt. Bij langdurig verzuim is het daarom belangrijk om regelmatig verder te kijken dan de volgende formele stap: werkt de gekozen aanpak nog en wat betekent de uitval inmiddels voor de organisatie?

Kijk naar de voortgang achter het dossier

De probleemanalyse, het plan van aanpak en de periodieke evaluaties zijn meer dan verplichte documenten. Ze bieden momenten om te beoordelen wat er sinds de vorige evaluatie werkelijk is veranderd. Zijn de afgesproken acties uitgevoerd? Is er nieuw zicht op werkhervatting? Sluiten de werkzaamheden nog aan bij de mogelijkheden die de bedrijfsarts beschrijft?

Een dossier kan op papier op orde zijn, terwijl het traject in de praktijk stilstaat. Dat gebeurt bijvoorbeeld wanneer afspraken telkens worden doorgeschoven, onduidelijk blijft welk werk passend is of werkgever en medewerker verschillend kijken naar de mogelijkheden voor terugkeer. Ook een dossier dat achterloopt bij de feitelijke situatie is een signaal om de aanpak opnieuw te bekijken.

Eén signaal betekent niet dat de re-integratie verkeerd verloopt. Het is wel aanleiding om vast te stellen waarom de voortgang stokt, welke informatie ontbreekt en wie een volgende stap moet zetten.

Houd de rollen duidelijk

Bij een langdurig traject kunnen twijfel en frustratie ontstaan. Misschien lijkt een medewerker in het dagelijks leven meer te kunnen dan tijdens de re-integratie. Of er ontstaat verschil van mening over het tempo waarin uren of werkzaamheden kunnen worden uitgebreid.

De beoordeling van arbeidsongeschiktheid en belastbaarheid hoort bij de bedrijfsarts. De werkgever stuurt op het proces: afspraken maken, passend werk onderzoeken, acties bewaken en zorgen dat de benodigde informatipasse beschikbaar is. Dat onderscheid voorkomt dat een gesprek over re-integratie verandert in een discussie over medische mogelijkheden.

Blijft er twijfel bestaan over het advies van de bedrijfsarts of over de re-integratie-inspanningen, dan kan afhankelijk van de situatie nader advies nodig zijn. Laat daarbij ook beoordelen welke route past en welke informatie daarvoor nodig is.

Bekijk re-integratie en bedrijfsvoering samen

De werkgever kan niet bepalen hoe snel iemand herstelt. De gevolgen voor het team en de bedrijfsvoering vragen wel om keuzes. Wie neemt het werk over? Hoe lang is die verdeling nog haalbaar? Is tijdelijke vervanging nodig? En welke kennis of capaciteit ontbreekt zolang terugkeer onzeker blijft?

Het helpt om de re-integratie en de personeelsplanning naast elkaar te leggen. Zo voorkom je dat tijdelijke oplossingen ongemerkt structureel worden of dat collega's langdurig extra worden belast. Organisatorische maatregelen hoeven de terugkeer van de medewerker niet in de weg te staan. Ze geven de organisatie ruimte om het verzuimtraject zorgvuldig te blijven begeleiden.

Richting het tweede ziektejaar verandert het gesprek

Wanneer een medewerker bijna een jaar ziek is, ontstaat een logisch moment om de balans op te maken. De eerstejaarsevaluatie is niet alleen een terugblik op wat is gedaan. Het is ook het moment om scherper vooruit te kijken.

Bespreek dan in ieder geval:

• welk perspectief er is op terugkeer in het eigen werk;

• welke andere passende werkzaamheden binnen de organisatie mogelijk zijn;

• of de afgesproken re-integratiestappen aantoonbaar zijn uitgevoerd;

• of het dossier aansluit op wat er feitelijk gebeurt;

• welke gevolgen de uitval heeft voor bezetting, kosten en continuïteit.

Als terugkeer in het eigen werk niet of niet volledig haalbaar lijkt, kan ook begeleiding naar passend werk buiten de organisatie aan de orde komen. Het is belangrijk dat keuzes hierover aansluiten op de actuele mogelijkheden en zorgvuldig worden vastgelegd.

Wacht niet tot de 104 weken bijna voorbij zijn

Na twee jaar ziekte beoordeelt UWV of werkgever en werknemer voldoende aan de re-integratie hebben gedaan. Als de werkgever onvoldoende inspanningen heeft verricht, kan UWV de loondoorbetalingsperiode verlengen. Een volledig dossier is daarom belangrijk, maar de inhoud daarvan telt zwaarder dan het aantal documenten.

Na 104 weken kan ook de vraag ontstaan hoe het dienstverband verdergaat. Langdurige arbeidsongeschiktheid kan onder voorwaarden een grond voor ontslag zijn. Daarbij spelen onder meer de re-integratie-inspanningen, de mogelijkheden voor passend werk en het perspectief op herstel een rol.

De positie aan het einde van de wachttijd wordt grotendeels bepaald door de stappen die eerder in het traject zijn gezet. Breng mogelijke scenario's daarom ruim voor het verstrijken van de 104 weken in kaart.

Wanneer is juridische beoordeling zinvol

Juridisch advies is niet bij ieder verzuimdossier nodig. Het kan wel verstandig zijn wanneer de re-integratie stagneert, afspraken niet worden nagekomen, passend werk moeilijk te organiseren is of discussie ontstaat over de gekozen route. Ook richting het tweede ziektejaar kan een beoordeling helpen om dossier, re-integratie en mogelijke vervolgstappen in samenhang te bekijken.

Is een medewerker bijna een jaar ziek en twijfel je of het traject nog op koers ligt? De arbeidsrechtspecialisten van JPR kunnen met je beoordelen waar de aandachtspunten liggen en welke keuzes niet kunnen wachten.