Groei brengt kansen, maar ook juridische verantwoordelijkheden voor je werknemers. Bij een startende onderneming worden personeelszaken vaak geregeld door de ondernemer zelf. Zodra de onderneming groeit, worden taken overgenomen door HR-adviseurs, teamleiders of managers. Naast een verschuiving in taken lopen ondernemingen bij groei ook tegen andere uitdagingen aan. Deze verschuivingen vragen om structuur, duidelijke afspraken en zorgvuldigheid. In deze blog van de reeks Groeipijn komen arbeidsrechtelijke succesfactoren voor verdere groei aan de orde.
Medio april 2026 sluiten we de reeks feestelijk af met een inspirerend event op ons kantoor in Utrecht. Volg onze blogs en meld je nu alvast aan voor ons event.
Succesfactor 1 - Arbeidsovereenkomst en functiebeschrijvingen: standaardiseren geeft duidelijkheid
In kleinere organisaties zijn arbeidsovereenkomsten vaak maatwerk. De aanpassing van een arbeidsovereenkomst gebeurt voor specifieke personen of functies. Bij een klein personeelsbestand is dat goed te overzien. Net zoals mondelinge afspraken. Zodra de organisatie groeit wordt deze aanpak risicovol(ler). Mondelinge afspraken kunnen een groei zelfs in de weg staan. Verschillende afspraken tussen werknemers zoals opzegtermijnen, salarisafspraken, bonusregelingen of nevenwerkzaamheden kunnen daarbij leiden tot verwarring en ongelijkheid. Bovendien brengt het onnodig administratief werk met zich mee.
Wat kan je doen? Onderzoek of standaardisatie mogelijk is. Zorg voor een duidelijke modelarbeidsovereenkomst die voldoet aan de wet- en regelgeving en zorg voor heldere functiebeschrijvingen. Dit biedt duidelijkheid voor werknemers en creëert een bepaalde mate van zekerheid voor de organisatie. Met een modelarbeidsovereenkomst als uitgangspunt die per functie(groep) of werknemer kan worden aangepast, is nog steeds ruimte voor maatwerk.
Laat de arbeidsovereenkomst periodiek herzien en houd functiebeschrijvingen actueel. Een goede arbeidsovereenkomst of functiebeschrijving is niet statisch. Zorg dat de overeenkomst wordt aangepast op veranderende wetgeving. Bovenal is het van belang dat deze documenten passen bij de organisatie(groei). Een uniforme aanpak voorkomt discussies en beperkt juridische risico’s.
Succesfactor 2 - HR-verantwoordelijkheden: wie mag wat beslissen?
Naarmate een onderneming groeit, verschuiven verantwoordelijkheden. Je kan niet alles alleen en dat moet je ook niet willen. HR-professionals, teamleiders of managers kunnen verantwoordelijkheden overnemen. Wel moet duidelijk zijn welke bevoegdheden zij hebben.
Voorkom dat onbevoegde personen een ontslaggesprek voeren of een vaststellingsovereenkomst ter beëindiging van de arbeidsovereenkomst ondertekenen. Of dat loonsverhogingen worden toegezegd door een leidinggevende zonder mandaat of bevoegdheid. Stel vast wie waartoe bevoegd is en leg deze bevoegdheden vast om discussies en problemen in de toekomst te voorkomen. Als dergelijke beslissingen worden genomen door onbevoegde personen, kunnen deze ongeldig zijn. Dit leidt tot problemen, omdat de werknemer er veelal vanuit gaat dat de persoon in kwestie daartoe bevoegd is.
Biedt degenen die dergelijke bevoegdheden krijgen ook opleiding en begeleiding aan. Hoe voer je ontslag-, beoordelings- en functioneringsgespreken, hoe zorg je voor een gedegen dossieropbouw? Voorkom dat er wordt gehandeld vanuit een goede intentie en op basis van goed vertrouwen, waar vanuit juridisch oogpunt weinig waarde aan kan worden gehecht.
Met heldere en duidelijk afgebakende verantwoordelijkheden zorg je voor een betrouwbare HR-afdeling die meegroeit met de organisatie.
Succesfactor 3 - Dossieropbouw: leg vast wat je bespreekt
In een informele, kleinere werksetting wordt veel mondeling besproken. Als een werknemer niet goed functioneert, wordt deze aangesproken bij de koffieautomaat. Begrijpelijk, maar juridisch vaak niet houdbaar.
Dossieropbouw kent vaak een negatieve lading, maar kan ook positief worden benaderd. Gedegen dossieropbouw zorgt dat verwachtingen over en weer helder zijn, voor zowel de onderneming als voor de werknemer. Als werkgever kun je door dossieropbouw functioneren volgen en bijsturen, coachen en kwaliteit verbeteren. Het vindt dus ook plaats om werknemers aan te sturen, te inspireren, op te leiden, ambities te bepalen en te groeien. Bovendien volgt uit rechtspraak dat werknemers ook recht hebben op feedback.
Zorg dus dat leidinggevenden gesprekken vastleggen. Niet alleen ‘moeilijke’ gesprekken, maar ook de reguliere functionerings- en beoordelingsmomenten en de informele gesprekken. Gebruik formats, werk met een digitaal personeelsdossier en bespreek periodiek de status met HR. Leg ook vast wanneer een werknemer coaching, scholing of begeleiding heeft ontvangen. Daarmee is inzichtelijk dat je als werkgever investeert in werknemers.
Dossieropbouw is geen formaliteit, maar een strategisch instrument voor duurzaam personeelsbeleid. Houd daarbij wel rekening dat het personeelsdossier moet voldoen aan de privacywetgeving.
Succesfactor 4 - Flexibele schil: weet wie er écht bij je werkt
Groeiende bedrijven bouwen vaak een flexibele schil op: uitzendkrachten, zzp’ers, oproepkrachten of freelancers. Hierdoor kan een onderneming snel op veranderende (markt)omstandigheden inspelen.
De inzet van een zzp’er is echter niet geheel risicoloos. Een zzp’er kan worden gekwalificeerd als schijnzelfstandige. Dit betekent dat de zzp’er feitelijk een werknemer is. Wanneer is daar sprake van? Als wordt voldaan aan de elementen van artikel 7:610 BW, dus als:
- Een werknemer in dienst is van zijn/haar werkgever
- Er persoonlijk arbeid wordt verricht en
- De werknemer daarvoor een beloning ontvangt
Is sprake van een arbeidsovereenkomst, dan kent de werknemer meerdere aanspraken op basis van de wet. Denk onder andere aan: loondoorbetaling tijdens ziekte, vakantiegeld, transitievergoeding in geval van ontslag en ontslagbescherming. Ook kan de Belastingdienst naheffen en boetes opleggen.
Zorg dat duidelijk is wie op welke basis werkzaamheden verricht. Zijn het écht zzp’ers of functioneert iemand inmiddels als werknemer? Of zijn bepaalde rollen of functies structureel geworden?
Als er wordt gewerkt op basis van een overeenkomst van opdracht, zorg ervoor dat deze juridisch houdbaar is. Zorg vervolgens dat in de praktijk ook feitelijk uitvoering aan de overeenkomst van opdracht wordt gegeven om fiscale- en arbeidsrechtelijke risico’s te beperken.
Succesfactor 5 - Medezeggenschap: zorg dat werknemers inspraak hebben
Als groeiende organisatie sta je niet direct stil bij de medezeggenschap. Toch schrijft de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) voor dat bij een onderneming met ten minste 50 werknemers een Ondernemingsraad (OR) verplicht is. Bij meer dan 10 werknemers, maar minder dan 50 werknemers kan een personeelsvertegenwoordiging (PVT) worden ingesteld. Is er in die gevallen geen PVT ingesteld, dan geldt de verplichting dat de ondernemer twee keer per jaar bijeen moet komen met de werknemers (personeelsvergadering) om de algemene gang van zaken in de onderneming te bespreken.
De OR heeft diverse bevoegdheden, zoals advies- en instemmingsrecht op bepaalde thema's. Veel ondernemers zien de OR daardoor als een last als zij bepaalde besluiten willen nemen in hun organisatie. Toch kan het een krachtig instrument zijn als het goed wordt ingezet. Een goede band met de OR/PVT zorgt ervoor dat besluiten worden gedragen in de organisatie, voorkomt weerstand en zorgt voor een betere (en uiteindelijk vaak efficiëntere) besluitvorming. Wordt de OR/PVT niet (tijdig) betrokken en/of geïnformeerd, kan dat bijvoorbeeld tot gevolg hebben dat een besluitvormingsproces vertraging oploopt, niet wordt gesteund of zelfs een vernietigbaar besluit oplevert, met alle gevolgen van dien.
Bereid je tijdig voor op de drempel van 50 werknemers. Denk na over de invulling van de medezeggenschap (OR of PVT), zorg dat de OR een reglement opstelt, bied OR-leden scholing aan en zorg voor open communicatie. Laat je ook juridisch adviseren over de verplichtingen en procedures. Zo creëer je een stevige structuur voor overleg en voorkom je dat groei stagneert door formele fouten of gemiste kansen.
Hulp bij uitvoering?
In deze blog hebben we je meegenomen in een aantal arbeidsrechtelijke aandachtspunten bij groei. Onze arbeidsrechtadvocaten begrijpen de uitdagingen van een groeiende ondernemer en hebben ruime kennis en ervaring om in die gevallen te adviseren en te begeleiden. Neem direct contact op, of vul het onderstaande formulier in. Wij adviseren je graag!
Deze blog is onderdeel van de 'Groeipijn!'-reeks en is geschreven door Loes Vink. Onze andere blogs lees je hier.
Marjolein Meijer
Paul Schepel