Minder bescherming bij algemene voorwaarden als gevolg van groei - groeipijn!

Iris Conijn

In blog I van onze blogreeks Groeipijn! schreef Mattheys Kuypers over groeikansen en groeiremmers in je contracten. In deze derde blog gaan we verder met dit onderwerp. Als groeiende ondernemer sluit je contracten af voor bijvoorbeeld inkoop van IT en van grondstoffen. Bij deze contracten zitten ook kleine lettertjes – de algemene voorwaarden – die voor je groeiende onderneming nadelig kunnen zijn. In deze derde blog gaan we daarom in op de vraag tot wanneer je bescherming hebt en wat je mogelijkheden met algemene voorwaarden zijn. Daarnaast staan we stil bij internationaal zakendoen.

Bescherming van de consument

In onze wetgeving is veel geregeld voor consumenten. De gedachte hierachter is dat de zwakkere partij beschermd moet worden. Die bescherming bestaat in een aantal gevallen uit hele duidelijke normen. In een aantal andere gevallen wordt de bescherming gegeven door het invullen van open normen.

Bij algemene voorwaarden bestaan duidelijke normen die consumenten beschermen. Algemene voorwaarden zijn bijvoorbeeld niet van toepassing als deze niet goed van toepassing zijn verklaard. Daarnaast staan in de wet de ‘zwarte’ en de ‘grijze’ lijst. Op deze lijsten staan afspraken die vaak in algemene voorwaarden staan. Van deze afspraken vindt de wetgever dat deze hoe dan ook onredelijk bezwarend zijn (‘zwart’) of waarvan vermoed wordt dat deze onredelijke bezwarend zijn (‘grijs’).

Heeft de groeiende ondernemer ook bescherming?

Beginnende ondernemers hebben soms grote gelijkenissen met een consument. Denk aan sommige zzp’ers of eenmanszaken. Ook voor deze ondernemers geldt dat zij als zwakkere partij bescherming nodig kunnen hebben. Zij kunnen daarom in sommige gevallen meeliften op consumentenbescherming. Dat heet reflexwerking. De reflexwerking kan dan een onredelijk bezwarende afspraak in algemene voorwaarden bijvoorbeeld buiten toepassing laten.

Meer weten over algemene voorwaarden?

Benieuwd wat de mogelijkheden met algemene voorwaarden zijn? Rick denkt graag met je mee.

Contact opnemen

Welke afspraken kunnen groei belemmeren?

Bij reflexwerking gaat het dus om bescherming tegen bepaalde afspraken die in algemene voorwaarden staan. Je kan denken aan bepalingen in algemene voorwaarden zoals een automatische verlenging met lange looptijd, een opzegboete of een eenzijdig prijswijzigingsbeding.

Een rechter beoordeelt uiteindelijk of reflexwerking geldt voor een ondernemer. De beoordeling daarvan is afhankelijk van de feiten en omstandigheden en verschilt per geval. Het biedt in sommige gevallen een waardevolle bescherming, maar is dus automatisch vangnet waar je als ondernemer standaard op kan vertrouwen. En bij groei verlies je die bescherming al snel.

Groei vraagt om juridische scherpte

(Internationale) groei vergroot niet alleen je (afzet)markt, maar vraagt om meer verantwoordelijkheid. Als je onderneming groter en professioneler wordt, verlies je al snel de bescherming van de reflexwerking. De verwachting is dat de onderneming de zaken op orde heeft en risico’s zelf in kaart brengt en beperkt. Groei betekent dus andere spelregels: niet gokken op een rechter die je misschien redt, maar zelf de regie pakken.

Naarmate een onderneming groter wordt, worden ook de zakelijke relaties complexer. Waar in de beginfase vaak gewerkt wordt met vertrouwde leveranciers en eenvoudige afspraken, ontstaan bij groei grotere volumes, langere ketens en samenwerkingen met buitenlandse partijen.

Een van de eerste terreinen waar die groeipijn zichtbaar wordt, is bij de (inkoop)voorwaarden. Door globalisering vervagen grenzen en wordt handel steeds internationaler. In dat speelveld is het cruciaal om duidelijke afspraken te maken over onder meer transport, kosten en risico’s. Dan wordt het essentieel om afspraken juridisch goed vast te leggen. Hoe zorg je daarvoor?

Stel je eigen contracten en (inkoop)voorwaarden op
Zorg ervoor dat de voorwaarden op de juiste manier toepasselijk worden verklaard en ter hand gesteld
Zorg voor een goed contractmanagement
Bekijk de algemene verkoopvoorwaarden van je leveranciers goed
Als je de verkoopvoorwaarden van jouw leverancier niet accepteert, moet je deze uitdrukkelijk verwerpen
Duidelijke afspraken maken over welk recht van toepassing is op de overeenkomst en welke rechter bevoegd is.

Door ervoor te zorgen dat deze onderwerpen binnen je onderneming goed geregeld zijn, kan je terugvallen op een eigen gebouwd vangnet. Lees hier ook meer over in de eerdere blogreeks over ‘goede contracten’.

Internationaal zakendoen

Door globalisering doen ondernemingen steeds vaker zaken buiten de landsgrenzen. Niet alleen binnen de Europese Economische Ruimte (EER), maar ook daarbuiten. Hoewel er al veel overkoepelende regels zijn, is het goed om voor ieder specifiek land na te gaan wat de regels zijn voor bijvoorbeeld aansprakelijkheid en eigendom. Maar ook hoe het rechtssysteem in elkaar zit. Wat in Nederland duidelijk is, kan in een ander land anders worden uitgelegd en zo leiden tot ingewikkelde discussies over aansprakelijkheid en risico-overgang. Om internationale verschillen te overbruggen, ontwikkelde de Internationale Kamer van Koophandel (ICC) al decennia geleden een standaard: de Incoterms.

Bij internationaal zaken doen is het bovendien belangrijk rekening te houden met politieke ontwikkelingen. Denk bijvoorbeeld aan de toegenomen importheffingen die sommige landen recent hebben ingevoerd. Maak hierover bij voorkeur al vooraf duidelijke afspraken in je contract. Leg daarin vast voor wiens rekening en risico politieke besluiten komen, zoals nieuwe heffingen of handelsbeperkingen.

Wat regelen Incoterms wél?

Incoterms zijn wereldwijd erkende standaardafspraken die duidelijkheid scheppen bij internationale koopovereenkomsten. Ze bepalen onder meer waar en wanneer het risico overgaat van verkoper op koper, wie verantwoordelijk is voor transport, verzekering en inklaring, en wie welke kosten draagt. Doordat Incoterms internationaal dezelfde betekenis hebben, hoeft een onderneming niet langer terug te vallen op de vaak complexe nationale wetgeving van de wederpartij. Dat biedt zekerheid en maakt internationaal zakendoen eenvoudiger. De meest recente versie is Incoterms 2020.

Strategisch kiezen: welke Incoterm past bij mij?

De keuze voor een Incoterm is geen formaliteit. Een bewuste keuze biedt grip op kosten, risico en aansprakelijkheid. Een verkeerde keuze kan grote financiële gevolgen hebben. De verschillende Incoterms lopen uiteen van verkopersvriendelijk naar kopersvriendelijk. Zo bestaat er de Incoterm ‘EXW’. Dit is een erg verkopervriendelijke Incoterm. Zodra de verkoper de goederen beschikbaar stelt, draagt de koper het risico. Bij de Incoterm DDP neemt de verkoper zo goed als alle verplichtingen op zich, inclusief transport, inklaring, levering, maar ook de al eerder aangehaalde importheffingen. Tussen deze uitersten ligt veel ruimte voor maatwerk. Voor de meeste situaties bestaat er dus wel een passende Incoterm.

Wat regelen Incoterms niet?

Veel ondernemers denken dat Incoterms álles regelen. Dat is niet zo. Er blijven cruciale punten waarover partijen onderling overeenstemming zullen moeten bereiken.

Eigendomsoverdracht

Zo bepalen Incoterms niet wanneer het eigendom van de goederen overgaat van verkoper op koper. Dat wordt beheerst door het recht van het land waar de kenmerkende handeling plaatsvindt, doorgaans de plaats van levering. Bijvoorbeeld: bij een levering in Duitsland bepaalt Duits recht het moment van eigendomsoverdracht. Bij levering door een Duitse onderneming in Nederland is Nederlands recht leidend.

Eigendomsvoorbehoud

Ook het eigendomsvoorbehoud wordt niet geregeld door Incoterms. Wie dit als verkoper goed wil vastleggen, moet dit contractueel doen, in overeenstemming met het toepasselijke recht.

Weens koopverdrag

Naast de Incoterms bestaat ook het Weens Koopverdrag (internationaal bekend als ‘CISG’). Dit is een relevant en belangrijk verdrag dat in bijna iedere Nederlandse koopovereenkomst een rol speelt. Het Weens Koopverdrag is namelijk van toepassing op alle (ver)koopovereenkomsten tussen partijen die gevestigd zijn in landen die partij zijn bij het verdrag. Dat zijn op het moment van schrijven 85 landen. De kans is dus groot dat het verdrag ook op jouw koopovereenkomst van toepassing is, tenzij de toepasselijkheid van het verdrag door partijen uitdrukkelijk wordt uitgesloten.

Het Weens Koopverdrag gaat verder dan de Incoterms. Zo regelt het verdrag naast de levering ook het tot stand komen van de overeenkomst en zaken als (non-)conformiteit, garantie en herstel. Het Weens Koopverdrag kent daarnaast ook regels omtrent het overgaan van risico van verkoper op koper. Incoterms hebben dus een beperktere werking dan het verdrag.

In de praktijk wordt vaak gebruikgemaakt van de mogelijkheid om het Weens Koopverdrag uit te sluiten. Hier zijn meerdere redenen voor te bedenken. Eén daarvan is dat de bepalingen uit het verdrag met name verkopersvriendelijk zijn.

Groeipijn voorkomen door vooruit te denken

In deze blog beschreven we dat groei van je onderneming meer verantwoordelijkheid met zich meebrengt. Het opstellen van (inkoop)voorwaarden lijkt op het eerste gezicht technisch en afstandelijk. In de praktijk vormen ze een belangrijk fundament van (grensoverschrijdende) handel. Wie de verschillende vormen goed begrijpt en bewust toepast, voorkomt dat (internationale) groei omslaat in kostbare conflicten en onzekerheid.

Strategisch omgaan met (inkoop)voorwaarden is daarom geen luxe, maar noodzaak voor elke groeiende onderneming. Het is een investering die zich terugbetaalt. Het zorgt voor grip op risico’s, kosten en verantwoordelijkheden en biedt een stevige juridische basis voor verdere (internationale) groei.