AI Act - Wat betekent deze wet voor jouw bedrijf?

Je medewerkers gebruiken ChatGPT om offertes op te stellen, klantvragen te beantwoorden of informatie samen te vatten. Misschien zet je AI ook in om processen te automatiseren of beslissingen te ondersteunen. Dat kan je bedrijf tijd en geld besparen. Maar weet je precies waar AI binnen jouw organisatie wordt gebruikt en welke risico's daarbij spelen?

Sinds 2 augustus 2026 is een groot deel van de Europese AI Act van toepassing. Daarmee zijn er nieuwe regels voor de ontwikkeling en het gebruik van kunstmatige intelligentie. Ook als je zelf geen AI ontwikkelt, kun je met deze wet te maken krijgen.

Wat betekent de AI Act voor jouw bedrijf? In dit artikel leggen we uit wanneer je met de wet te maken krijgt en welke vier aandachtspunten voor ondernemers belangrijk zijn: de kennis van medewerkers, het gebruik van AI bij beslissingen, transparantie richting klanten en de bescherming van gegevens. Tot slot geven we vijf praktische stappen waarmee je verantwoord AI-gebruik binnen jouw organisatie kunt organiseren.

Wat houdt de AI Act in en wanneer krijg je ermee te maken?

De AI Act is Europese wetgeving die ervoor moet zorgen dat AI veilig en verantwoord wordt ontwikkeld en gebruikt. De wet maakt onderscheid tussen AI-toepassingen met verschillende risiconiveaus. Hoe groter het risico, hoe zwaarder de regels kunnen zijn.

Gebruik je AI om een eerste opzet voor een commerciële tekst te maken? Dan gelden doorgaans andere regels dan wanneer je AI inzet om sollicitanten te beoordelen of medewerkers te monitoren. Bepaalde AI-toepassingen zijn zelfs verboden.

Welke verplichtingen voor jouw bedrijf gelden, hangt niet alleen af van de toepassing, maar ook van jouw rol. Ontwikkel of bied je zelf AI-systemen aan, dan kunnen andere verplichtingen gelden dan wanneer je bestaande software gebruikt. Ook als je alleen bestaande AI-tools inzet, is de AI Act relevant. Je kunt dan worden aangemerkt als gebruiksverantwoordelijke: een organisatie die een AI-systeem onder haar verantwoordelijkheid gebruikt.

Dat betekent niet dat je automatisch aan alle eisen voor AI-ontwikkelaars moet voldoen. Wel is het belangrijk om te weten waar AI binnen jouw organisatie wordt ingezet en welke gevolgen dat kan hebben. 

Stel dat je commerciële team ChatGPT gebruikt om offertes voor te bereiden. Dan wil je weten welke klantinformatie wordt ingevoerd en wie de inhoud controleert voordat een offerte wordt verstuurd. Gebruikt je HR-afdeling software die sollicitanten automatisch beoordeelt? Dan spelen andere vragen. Hoe komt de beoordeling tot stand? Kan het systeem kandidaten ongelijk behandelen? En welke juridische eisen gelden voor deze toepassing?

De eerste stap is dus inzicht krijgen in het AI-gebruik binnen je bedrijf. Pas als je weet welke toepassingen je gebruikt en waarvoor, kun je bepalen welke regels en maatregelen relevant zijn.

Weet je welke risico's jouw bedrijf loopt? 

Neem contact op met de specialisten van JPR. Wij helpen je om juridische risico's in kaart te brengen en duidelijke afspraken te maken over het gebruik van AI. 

Bespreek jouw AI-gebruik

Welke regels zijn voor jouw bedrijf relevant?

De AI Act bevat verschillende verplichtingen. Voor ondernemers die AI binnen hun organisatie gebruiken, zijn de volgende vier onderwerpen belangrijk.

1. Weten je medewerkers hoe ze AI verantwoord gebruiken?

AI kan werkzaamheden versnellen, maar de uitkomsten zijn niet altijd betrouwbaar. Een overtuigend geformuleerd antwoord kan onjuist zijn. Ook kunnen medewerkers onbedoeld vertrouwelijke informatie delen. Daarom is het belangrijk dat medewerkers begrijpen wat AI wel en niet kan en welke risico's bij hun werkzaamheden spelen.

De AI Act bevat regels over AI-geletterdheid. Sinds februari 2025 moeten bedrijven die AI aanbieden of gebruiken maatregelen nemen om de AI-geletterdheid van betrokken medewerkers te ondersteunen. De verplichting is in juli 2026 verduidelijkt. Bedrijven hoeven niet te garanderen dat iedere medewerker een specifiek kennisniveau bereikt, maar moeten wel passende maatregelen nemen om de kennis en vaardigheden van de betrokken medewerkers te bevorderen.

Wat passend is, hangt af van de werkzaamheden en de gebruikte AI-systemen. Een medewerker die AI gebruikt voor marketingteksten heeft andere kennis nodig dan iemand die AI inzet bij personeelsbeslissingen.

Maak daarom duidelijk welke toepassingen zijn toegestaan, welke informatie niet mag worden gedeeld en wanneer medewerkers een AI-uitkomst zelf moeten controleren.

2. Gebruik je AI voor toepassingen met een hoog risico?

Niet iedere AI-toepassing brengt hetzelfde risico mee. De AI Act stelt daarom strengere eisen aan bepaalde AI-systemen die risico’s kunnen opleveren voor de gezondheid, veiligheid of grondrechten van mensen. Ook wanneer AI invloed heeft op beslissingen over mensen, is extra aandacht nodig.

Denk aan AI-software die sollicitanten selecteert, kredietwaardigheid van consumenten beoordeelt of de veiligheidscomponent van kritieke infrastructuur ondersteunt. Ook bepaalde AI-systemen die worden toegepast in gereguleerde producten, zoals machines en medische hulpmiddelen, kunnen als hoog risico worden aangemerkt. Voor hoogrisico-AI-systemen gelden specifieke eisen, onder meer op het gebied van risicobeheersing, transparantie en menselijk toezicht. Welke verplichtingen voor jouw bedrijf gelden, hangt mede af van de vraag of je optreedt als aanbieder of als gebruiker van het AI-systeem.

De betreffende hoogrisicoregels worden vanaf 2 december 2027 van toepassing. Voor bepaalde AI-systemen die onderdeel zijn van gereguleerde producten geldt 2 augustus 2028. Dat betekent niet dat je tot die tijd niets hoeft te doen. Ook bestaande privacyregels en andere toepasselijke wetgeving blijven gelden.

Overweeg je AI te gebruiken bij bedrijfsprocessen? Onderzoek dan vooraf welke risico's en verplichtingen daarbij horen. Achteraf ontdekken dat een systeem niet geschikt is, kan betekenen dat je processen opnieuw moet inrichten.

3. Moet je klanten vertellen dat je AI gebruikt? 

Stel dat je klanten via je website vragen laat stellen aan een AI-chatbot. Of je gebruikt AI om beelden te maken voor je communicatie. Dan kan de vraag ontstaan of je duidelijk moet maken dat AI wordt gebruikt.

De AI Act bevat transparantieverplichtingen voor specifieke toepassingen. Zo moet bij bepaalde AI-systemen duidelijk zijn dat iemand met AI communiceert. Ook gelden er regels voor bepaalde AI-gegenereerde of gemanipuleerde beelden en andere inhoud. Niet ieder gebruik van AI hoeft automatisch te worden vermeld. Het hangt af van de toepassing, de omstandigheden en jouw rol.

Bekijk daarom bij nieuwe AI-toepassingen niet alleen wat technisch mogelijk is, maar ook welke informatie je aan klanten of andere betrokkenen moet geven.

4. Wat gebeurt er met de informatie die je in AI-tools invoert?

De AI Act is niet de enige wet waarmee je rekening moet houden. Ook de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) blijft relevant. Wanneer medewerkers persoonsgegevens invoeren in een AI-tool, moet je beoordelen of dat is toegestaan en of die gegevens voldoende worden beschermd. Daarnaast kunnen er zakelijke risico's ontstaan als vertrouwelijke informatie wordt gedeeld met externe AI-aanbieders. Denk aan klantgegevens, contractvoorwaarden, financiële informatie of interne bedrijfsplannen.

Controleer daarom welke gegevens je medewerkers mogen invoeren en welke afspraken je met AI-leveranciers hebt gemaakt. Zo voorkom je dat het gebruik van een handige tool onbedoeld problemen oplevert voor je klanten of bedrijfsvoering.

Vijf praktische stappen om AI verantwoord te gebruiken

Je weet nu welke aandachtspunten bij het gebruik van AI een rol spelen. Maar hoe vertaal je die naar de dagelijkse praktijk?

Je hoeft niet voor iedere AI-toepassing een uitgebreid juridisch traject te starten. Met de volgende vijf stappen leg je een goede basis:

• Breng het AI-gebruik in kaart. Welke systemen gebruiken je medewerkers, voor welke werkzaamheden en met welke gegevens? Vergeet ook de AI-functies binnen bestaande software niet.
• Maak onderscheid tussen toepassingen. AI gebruiken voor een concepttekst vraagt om andere controles dan AI inzetten bij beslissingen over sollicitanten of klanten. Beoordeel waar de grootste risico's liggen.
• Leg interne afspraken vast. Bepaal welke tools zijn toegestaan, welke informatie medewerkers mogen invoeren en wie verantwoordelijk is voor de controle van AI-uitkomsten.
• Zorg dat medewerkers de risico's kennen. Geef gerichte instructies die aansluiten op hun werkzaamheden. Zo weten medewerkers niet alleen hoe ze AI kunnen gebruiken, maar ook wanneer ze kritisch moeten zijn.
• Controleer nieuwe toepassingen vooraf. Beoordeel bij de aanschaf of invoering van AI-software welke juridische verplichtingen en contractuele aandachtspunten spelen. Zo voorkom je dat je achteraf maatregelen moet treffen.

Heb je al een interne AI-richtlijn? Controleer dan of die nog aansluit op het daadwerkelijke gebruik binnen je bedrijf. Een document op papier helpt weinig als medewerkers in de praktijk andere tools gebruiken of niet weten welke afspraken gelden.

Wil je hiermee aan de slag? Met onze checklist AI op de werkvloer krijg je inzicht in de belangrijkste aandachtspunten en waar aanvullende afspraken nodig zijn.

AI benutten zonder de grip te verliezen

De AI Act betekent niet dat je terughoudend moet zijn met het inzetten van AI. Wel vraagt de wet om bewuste keuzes over hoe je deze technologie binnen je bedrijf gebruikt.

Daarvoor hoef je niet alle juridische details zelf te kennen. Je moet vooral weten welke toepassingen je gebruikt, welke risico's daarbij horen en wanneer aanvullende maatregelen nodig zijn.

Begin daarom met inzicht in je eigen organisatie. Dat helpt je om gerichte afspraken te maken, risico's te beperken en AI op een verantwoorde manier in te zetten.

Gebruik je AI bij belangrijke bedrijfsprocessen of twijfel je welke verplichtingen voor jouw organisatie gelden? De specialisten van JPR kunnen beoordelen welke regels van toepassing zijn en helpen om passende afspraken en maatregelen vast te leggen.

Zo houd je grip op de risico's, terwijl je de mogelijkheden van AI blijft benutten.

AI inzetten zonder onnodige risico's? 

Gebruik je AI bij klantcontact, personeelsbeslissingen of andere belangrijke bedrijfsprocessen? Dan wil je weten welke regels gelden en of je de juiste afspraken hebt gemaakt. De specialisten van JPR helpen je om juridische risico's in kaart te brengen en duidelijke afspraken vast te leggen over het gebruik van AI binnen jouw bedrijf.