Reorganiseren komt bij veel bedrijven vroeg of laat op tafel. Bijvoorbeeld omdat het economisch tegenzit, omdat je efficiënter wilt werken of omdat je als organisatie een andere richting op gaat. Dat kan betekenen dat bepaalde functies verdwijnen of dat taken anders worden verdeeld. Vaak is het voor iedereen duidelijk waarom die keuze wordt gemaakt. In onze eerste blog van deze blogreeks zijn wij al nader ingegaan op de redenen waarom een reorganisatie soms noodzakelijk is.
Maar het daadwerkelijk laten vervallen van banen is juridisch niet iets wat je zomaar even afhandelt. Voor een reorganisatie gelden duidelijke juridische spelregels. Als deze regels niet in acht worden genomen, kan dat vervelende consequenties hebben voor jouw organisatie.
In deze blog leggen we daarom uit welke regels belangrijk zijn bij een reorganisatie. We bespreken wanneer ontslag om bedrijfseconomische redenen mogelijk is, welke routes je kunt kiezen (via het UWV of met een vaststellingsovereenkomst), en wat daarbij komt kijken zoals de transitievergoeding en de bedenktijd.
Ontslagronden bij reorganisate: bedrijfseconomisch als uitgangspunt
Bij een reorganisatie gaat ontslag vrijwel altijd over boventalligheid. Dat houdt in dat een functie (of een deel daarvan) vervalt, waardoor je die functie niet meer nodig hebt binnen je nieuwe organisatie-inrichting. Dat kan gebeuren omdat je een afdeling verkleint, teams anders indeelt, werk automatiseert of werkzaamheden uitbesteedt.
Juridisch valt dit onder een bedrijfseconomische ontslaggrond. Als je hierop een ontslag wilt baseren, moet je goed kunnen uitleggen waarom het schrappen van arbeidsplaatsen noodzakelijk is voor een doelmatige bedrijfsvoering. Denk aan financiële druk, minder opdrachten, een strategische koerswijziging of een efficiency-slag. Alleen zeggen dat je “anders gaat organiseren” is niet genoeg. Je moet concreet maken welke functies verdwijnen, waarom juist die functies verdwijnen en hoe dat past in je reorganisatieplan.
Daarbij geldt: ontslag is pas aan de orde als herplaatsing echt geen oplossing biedt. Voordat je iemand definitief boventallig laat worden, moet je dus serieus onderzoeken of je binnen een redelijke termijn een passende andere plek kunt aanbieden, eventueel na scholing. Pas als zo’n herplaatsing niet mogelijk is, kun je door naar de beëindiging van het dienstverband.
Verdwijnen er meerdere arbeidsplaatsen binnen dezelfde of vergelijkbare functies, dan bepaalt het afspiegelingsbeginsel wie boventallig wordt. Dat systeem zorgt ervoor dat de leeftijdsopbouw in je organisatie zoveel mogelijk gelijk blijft. Praktisch betekent het dat je medewerkers per leeftijdsgroep indeelt en binnen elke groep degene met het kortste dienstverband als eerste voor ontslag in aanmerking komt. Zo voorkom je dat één leeftijdsgroep onevenredig hard wordt geraakt.
UWV-route versus VSO: twee manieren om tot beëindiging te komen
Je kunt vervolgens twee routes kiezen. De eerste is de UWV-route. Die route heb je nodig zodra een werknemer niet wil instemmen met vertrek. Je vraagt dan bij het UWV toestemming om op te zeggen vanwege bedrijfseconomische redenen. Het UWV kijkt of je reorganisatie goed is onderbouwd, of je het afspiegelingsbeginsel juist hebt toegepast en of je echt serieus hebt gekeken naar herplaatsing. Pas als je toestemming krijgt, mag je de arbeidsovereenkomst opzeggen. Daarbij moet je de opzegtermijn respecteren, al mag je de tijd die de UWV-procedure duurde, meestal hiervan aftrekken.
Naast het UWV-traject kan je in een reorganisatie ook werken met een vaststellingsovereenkomst (VSO). Dat is een schriftelijke afspraak tussen jou en de werknemer waarin jullie vastleggen dat het dienstverband eindigt. Jullie spreken samen een einddatum af en bepalen onder welke voorwaarden iemand vertrekt. Het voordeel is dat je hiermee de beëindiging rechtstreeks regelt, zonder toetsing door het UWV of de kantonrechter. Dat maakt het meestal sneller en geeft je ruimte om maatwerk te bieden. Let wel: zonder instemming van de werknemer komt er geen VSO tot stand. Als iemand niet tekent, val je alsnog terug op het UWV-traject.
Een VSO moet je zorgvuldig opstellen. Je neemt daarin meestal een neutrale reden op, zoals “reorganisatie” of “bedrijfseconomische redenen”. Daarmee voorkom je dat de werknemer later problemen krijgt met een WW-aanvraag, wat het draagvlak voor ondertekening vergroot. Verder sluit je in de VSO doorgaans aan bij de normale opzegtermijn. Ook moet je er altijd expliciet in zetten dat de werknemer 14 dagen bedenktijd heeft. Pas nadat die bedenktijd is verstreken, is de beëindiging definitief.
De kracht van een VSO zit vooral in de ruimte om te onderhandelen. Je beperkt je niet tot een einddatum, maar maakt afspraken die het vertrek voor beide kanten werkbaar maken. In vrijwel elke VSO komt een vergoeding terug. Vaak ga je daarbij uit van minimaal de transitievergoeding, maar je kunt ook meer aanbieden om sneller tot overeenstemming te komen. Daarnaast spreek je regelmatig af dat iemand tot de einddatum niet meer hoeft te werken, met behoud van salaris. Je regelt meteen de eindafrekening, zoals openstaande vakantiedagen, overuren of bonus- en provisierechten. Ook kun je afspraken maken over concurrentie- of relatiebedingen, bijvoorbeeld door die te schrappen of te beperken, zodat het vertrek soepeler verloopt. Tot slot leg je vaak vast hoe je het afscheid communiceert, of je een getuigschrift verstrekt en of je een opleidings- of outplacementbudget aanbiedt.
Voordelen van de VSO ten opzichte van de UWV-route
Ondernemers vragen regelmatig pas om juridisch advies als een reorganisatie al urgent is geworden. Daardoor moeten keuzes onder tijdsdruk worden gemaakt, met een grotere kans op risico’s. Een reorganisatie kent vaste spelregels:
- Het traject loopt meestal sneller en geeft minder procedurele druk.
- Je kunt maatwerkafspraken maken over vergoeding, vrijstelling van werk, begeleiding en voorwaarden.
- Doordat je niet procedeert, houd je vaak meer rust in de organisatie.
Nadelen of aandachtspunten
- Je hebt instemming nodig; weigert iemand, dan moet je alsnog naar het UWV.
- Je moet de VSO juridisch correct formuleren om problemen rond WW te voorkomen.
- Door de bedenktijd heb je na ondertekening nog even geen 100% zekerheid.
In veel reorganisaties zet je daarom eerst in op VSO’s om het proces beheersbaar en snel te houden. Alleen als je er met een deel van de groep niet uitkomt, start je voor die werknemers het UWV-traject.
Tot slot
Een reorganisatie is meer dan een zakelijke keuze of financiële ingreep. Het is ook een juridisch proces met vaste regels. Als je vooraf zorgt voor een duidelijke onderbouwing, een correcte selectie via afspiegeling, een serieus herplaatsingsonderzoek en een bewuste keuze tussen UWV of VSO, vergroot je de kans dat het traject soepel verloopt. Daarmee voorkom je dat je reorganisatie halverwege vastloopt of onnodig vertraging oploopt.
Wil je sparren over de inrichting van je reorganisatie, het toepassen van afspiegeling of herplaatsing, of het opstellen van een stevige VSO? De arbeidsrechtspecialisten van JPR denken graag met je mee.
Deze blog is onderdeel van de 'Reorganisatie!'-blogreeks en is geschreven door Eva Lammers en Leonie Ouwersloot-Koster. Onze andere blogs lees je hier.
Vera Rhebergen-Vaags
Paul Schepel