In eerdere blogs bespraken we het juridische speelveld van een reorganisatie en het ontslag van de statutair bestuurder. In deze blog uit de Reorganisatie-blogreeks zoomen we in op een ander cruciaal onderdeel van veel reorganisaties: het ontslag via het UWV en het toepassen van het afspiegelingsbeginsel.
In theorie is het helder: als je functies laat vervallen om bedrijfseconomische redenen, ga je naar het UWV en pas je het afspiegelingsbeginsel toe. In de praktijk blijkt dit vaak een van de meest foutgevoelige onderdelen van een reorganisatie. En juist die fouten kunnen leiden tot vertraging, afwijzing van de ontslagaanvraag of procedures achteraf. In deze blog nemen we je stap voor stap mee.
Wanneer schakel je als bedrijf het UWV in?
Het UWV komt in beeld als je werknemers wil ontslaan om bedrijfseconomische redenen. Denk aan een slechte financiële situatie, werkvermindering, een reorganisatie of technologische veranderingen waardoor functies verdwijnen.
Belangrijk is dat het niet gaat om de persoon, maar om de functie. Als het werk structureel vervalt, is het UWV de aangewezen route. Dat geldt ook als je meerdere werknemers wilt ontslaan binnen dezelfde functiegroep.
Het UWV toetst onder meer:
- of de bedrijfseconomische reden voldoende is onderbouwd;
- of de juiste functies zijn geselecteerd;
- of het afspiegelingsbeginsel correct is toegepast;
- en of is voldaan aan de herplaatsingsplicht.
Voor werkgevers betekent dit dat een goede voorbereiding essentieel is. Voor werknemers geeft het UWV-proces inzicht in de keuzes die de organisatie maakt.
Het afspiegelingsbeginsel: een stappenplan
Het afspiegelingsbeginsel bepaalt wie voor ontslag in aanmerking komt als binnen een functiegroep arbeidsplaatsen vervallen. Het doel is een evenwichtige leeftijdsopbouw binnen de organisatie te behouden. De toepassing verloopt in een aantal vaste stappen.
Stap 1: bepaal de juiste functiecategorieën
Allereerst worden werknemers ingedeeld in uitwisselbare functies. Functies zijn uitwisselbaar als zij:
- Inhoudelijk vergelijkbaar zijn;
- Dezelfde kennis, vaardigheden en competenties vereisen;
- En een vergelijkbaar niveau en beloning hebben.
Deze stap is cruciaal. Een te ruime of juist te beperkte functiecategorie leidt vaak tot discussie met het UWV.
Stap 2: verdeel werknemers over leeftijdscohorten
Binnen elke functiecategorie worden werknemers verdeeld over vijf leeftijdsgroepen:
- 15 tot 25 jaar
- 25 tot 35 jaar
- 35 tot 45 jaar
- 45 tot 55 jaar
- 55 jaar en ouder
Per leeftijdscohort wordt vervolgens bepaald hoeveel arbeidsplaatsen moeten vervallen, evenredig aan de personeelsopbouw.
Stap 3: bepaal wie als laatste is aangenomen
Binnen elk leeftijdscohort geldt het principe ‘last in, first out’. Degene met het kortste dienstverband komt als eerste voor ontslag in aanmerking.
Stap 4: uitzonderingen op het afspiegelingsbeginsel
Niet iedere werknemer telt mee in de afspiegeling. Zo gelden er uitzonderingen voor:
- Werknemers met een bijzondere, onmisbare functie;
- Werknemers met een arbeidsbeperking;
- Payroll- en uitzendkrachten (die eerst moeten vertrekken);
- Werknemers met een AOW-gerechtigde leeftijd.
Het onjuist toepassen van deze uitzonderingen is een veelgemaakte fout in de praktijk.
Herplaatsingsplicht en scholing
Ook als vaststaat wie voor ontslag in aanmerking komt, ben je er nog niet. De werkgever heeft een herplaatsingsplicht. Dat betekent dat moet worden onderzocht of de werknemer binnen een redelijke termijn kan worden herplaatst in een andere passende functie, al dan niet met behulp van scholing.
Wat passend is, hangt af van onder meer:
- Opleiding en ervaring;
- Capaciteiten van de werknemer;
- Het niveau en salaris van de functie.
Van werkgevers wordt verwacht dat zij actief zoeken naar herplaatsingsmogelijkheden binnen de hele organisatie, inclusief concernverband. Scholing kan onderdeel zijn van die herplaatsing, mits dit redelijk is en uitzicht biedt op een concrete functie.
Het UWV kijkt hier kritisch naar. Een onvoldoende onderbouwde herplaatsingsinspanning kan leiden tot afwijzing van de ontslagaanvraag.
Meer weten?
Het UWV-traject en het afspiegelingsbeginsel lijken op het eerste gezicht technisch en strak omlijnd. In werkelijkheid vraagt de toepassing om zorgvuldige keuzes en een goed onderbouwd verhaal. Juist hier gaan reorganisaties vaak mis.
Sta je als werkgever aan de vooravond van een reorganisatie of wil je als werknemer weten of het afspiegelingsbeginsel correct is toegepast? Bij JPR Advocaten denken we graag met je mee. Niet alleen over de regels, maar vooral over de praktische uitvoering daarvan.
Deze blog is onderdeel van de 'Reorganisatie!'-blogreeks en is geschreven door Eva Lammers en Leonie Ouwersloot-Koster. Onze andere blogs lees je hier.
Leonie Ouwersloot-Koster
Marjolein Meijer