Menu
JPR Advocaten

Dataroom

Bij het kopen van een onderneming zal de koper voorafgaand aan de koop zoveel mogelijk willen weten wat hij koopt en de verkoper zal in beginsel aan dat verzoek om informatie (moeten) voldoen.
De verkoper heeft daar ook alle belang bij. Hij zal immers claims van de koper tot terugbetaling van (een deel van) de koopsom of tot betaling van schadevergoeding in de toekomst willen voorkomen, omdat de transactie voor de koper anders uitpakte dan de koper op voorhand had gedacht.

Bij de verkoop van een onderneming heeft de koper namelijk een onderzoeksplicht en de verkoper heeft een mededelingsplicht voor wat betreft de aard en omvang van de te kopen onderneming, ook wel “de target” genoemd. De onderzoeksplicht van de koper begint in principe waar de mededelingsplicht van de verkoper eindigt. Wat exact onder de mededelingsplicht van de verkoper en wat onder de onderzoeksplicht van de koper valt, hangt af van de omstandigheden van het geval en is niet op voorhand te bepalen.

Tijdens een verkoopproces van een onderneming is het belangrijk de mededelings- en onderzoeksplicht van beide partijen in zekere mate te stroomlijnen.

Dat wordt over het algemeen gedaan door de kopende partij gelegenheid te geven een due diligence-onderzoek op te starten, dat door de verkopende partij wordt gefaciliteerd. Het is, zeker als de kopende partij een buitenstaander is, gebruikelijk dat een dergelijk onderzoek plaatsvindt. De omvang van een dergelijk onderzoek kan verschillen.

Het doel van de kopende partij bij een due diligence-onderzoek is erachter te komen welke bezittingen, rechten en verplichtingen de te kopen onderneming nu en in de toekomst heeft. Ook zal de kopende partij zoveel mogelijk willen kunnen inschatten welk resultaat met de te kopen onderneming te behalen valt, wie daarvoor nodig zijn en of daarmee de door hem gewenste toegevoegde waarde kan worden bereikt. Kortom, de koper tracht zich hiermee een beeld te vormen welke investeringen (in werkkapitaal) hij nog zal moeten doen om zijn doel te bereiken, en dat laatste zal over het algemeen in belangrijke mate de koopprijs bepalen die de koper bereid is neer te leggen.

Dataroom

Kwamen in dat kader vroeger de advocaat en de accountants van de kopende partij fysiek bij de verkopende onderneming langs om in verzegelde kamer de boeken door te nemen, tegenwoordig wordt veelal gebruik gemaakt van een digitale dataroom.

Een digitale dataroom is een afgeschermde digitale omgeving, waarin alle van belang zijnde informatie, documenten en contracten worden opgenomen.

Welke informatie is in de dataroom te vinden?

De inhoud van de dataroom wordt uiteraard toegespitst op de aard en omvang van het bedrijf dat overgenomen zou moeten worden, maar ook op de wens van de kopende partij. De ene dataroom zal dus uitgebreider zijn dan de andere. Zonder uitputtend te zijn, bevat een dataroom in dat kader bijvoorbeeld onder meer de volgende informatie:

  • algemene ondernemingsgegevens, zoals de structuur van de onderneming, de meest recente statuten, directiereglementen, aandeelhoudersregister, notulen van bestuursvergaderingen en, als die er zijn, van de vergaderingen van de raad van commissarissen;
  • jaarrekeningen over voorliggende jaren, accountantsverklaringen, geconsolideerde cijfers, over-zicht van afgegeven dan wel verkregen zekerheden;
  • alle bankrelaties met volledige gegevens en uitstaande kredieten en/of aanwezige creditsaldi;
  • overzicht in eigendom toebehorende roerende en onroerende zaken en onderliggende financieringen;
  • alle verzekeringspolissen en opgave van substantiële schades die niet zijn gedekt;
  • overzicht verleende vergunningen en ontheffingen;
  • overzicht bestaande rechten van intellectuele eigendom;
  • overzicht personeelsleden, functies, arbeidsovereenkomsten, salarissen en emolumenten;
  • overzicht fiscale verplichtingen en met de Belastingdienst gemaakte afspraken;
  • belangrijke handelscontracten;
  • lopende procedures;
  • etc.

Na de closing

Het verkoopproces wordt afgesloten met de closing. Dat is het moment waarop de onderneming daadwerkelijk wordt overgedragen en de koopsom wordt betaald. Zoals aangegeven is een dataroom echter niet alleen van belang voor het verkoopproces. Ook daarna speelt de dataroom een belangrijke rol. Het komt vaak voor dat de koper van de target vennootschap vanwege teleurstellende verwachtingen probeert bij de verkoper een deel van de koopprijs terug te krijgen door een beroep te doen op door de verkoper afgegeven garanties, dan wel aan te geven dat hij bepaalde zaken niet had hoeven te verwachten. Als de dataroom goed en volledig is ingericht, kunnen dergelijke claims beter worden afgeweerd door erop te wijzen dat dergelijke informatie in de dataroom beschikbaar was en de koper bekend verondersteld mag worden met wat er in de dataroom staat.

Toegang en inrichting dataroom

Het spreekt voor zich dat het voor dergelijke discussie van belang is dat een ieder gedurende het hele verkoopproces over dezelfde dataroom heeft beschikt. Er dient bij het bouwen van een dataroom dan ook voldoende aandacht te worden geschonken aan de wijze waarop partijen toegang hebben en houden tot de dataroom, op welke wijze één der partijen informatie kan toevoegen of verwijderen en op welke wijze dat onder de aandacht van de andere partijen wordt gebracht.

Analyse van de dataroom door een accountant en advocaat van de kopende partij zal immers tot nadere vragen aanleiding kunnen geven. De (antwoorden op die) vragen en extra informatie dienen in de dataroom te kunnen worden opgenomen. De dataroom moet derhalve zo zijn ingericht, dat aanvullingen en verwijderingen gemakkelijk mogelijk zijn.

Omdat de koper bij aankoop van de onderneming garanties zal eisen, is het bovenal zaak dat de in de dataroom op te nemen informatie juist is en zo volledig mogelijk.

In het kader van het due diligence-onderzoek staan de in het ondernemingsrecht gespecialiseerde advocaten van JPR zowel de koper, als de verkoper bij in het verkoopproces, alsook bij eventuele claims nadien. Zij zijn voor u in staat de documenten in de dataroom te analyseren en, wanneer u verkoper bent, in te schatten welke documenten en informatie in de dataroom wel en niet moet worden opgenomen.

Geheimhoudingsovereenkomst

De dataroom bevat naar zijn aard zeer veel vertrouwelijke informatie. Het ligt dan ook voor de hand om de partij die toegang krijgt tot de dataroom vooraf een geheimhoudingsovereenkomst te laten ondertekenen. Omdat de kopende partij na het tekenen van de geheimhoudingsovereenkomst toegang krijgt tot het hart van de onderneming en de belangrijkste concurrentiegevoelige informatie, is het zaak om voldoende aandacht te schenken aan het opstellen van een goede geheimhoudingsovereenkomst. JPR Advocaten kan u ook daarbij helpen.

Meer weten over onze dienstverlening?
Neem contact op
Op de hoogte blijven?
Meld u aan voor de nieuwsbrief: