Toestemming voor foto’s op evenementen vragen: moet dat? (AVG)

Bent u van plan een evenement te organiseren waarbij foto’s gemaakt worden? Houd er dan rekening mee dat u mogelijk aan de betrokkenen die u fotografeert toestemming moet vragen voor het publiceren van deze foto’s. Een foto waarop de betrokkene zichtbaar is, kan immers aangemerkt worden als een (bijzonder) persoonsgegeven in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Wellicht wilt u een systeem hanteren waarbij bezoekers die niet gefotografeerd willen worden, met een rode stip op het voorhoofd moeten rondlopen. Of wellicht heeft u al tientallen toestemmingsformulieren geprint. Dit is echter niet altijd nodig. In onderstaande flowchart kunt u nagaan of toestemming vereist is.

AVG van toepassing?

In de flowchart ziet u dat u dus niet altijd toestemming voor foto’s op evenementen nodig heeft. Ga altijd eerst na of de AVG wel van toepassing is. Immers, wanneer u een foto voor uw persoonlijke, niet-commerciële collectie maakt, is de AVG in

beginsel niet van toepassing. Bovendien spreekt men niet van een persoonsgegeven wanneer de afgebeelde betrokkene onherkenbaar in beeld is. De betrokkene kan niet geïdentificeerd worden.

Massaal toestemming vragen?

Moet u dan maar massaal toestemming gaan vragen? Uit beantwoorde Kamervragen komt naar voren dat toestemming vragen niet nodig is wanneer het grote inspanningen kost de betrokkene(n) te identificeren. Op een evenement kent u alle aanwezigen

waarschijnlijk niet. Het kost grote inspanningen om hier wel achter te komen. U hoeft in dat geval geen toestemming te vragen.

Bijzonder persoonsgegeven

Het staat nog ter discussie of een foto met daarop een betrokkene zonder meer aangemerkt kan worden als een bijzonder persoonsgegeven. Van zo’n foto kan immers in sommige gevallen een afkomst of een medische toestand worden afgeleid.

• In de flowchart zijn wij niet uitgegaan van een bijzonder persoonsgegeven. Dit kan echter wel. U zult dan moeten nagaan of er een uitzondering op het verwerkingsverbod is. Wanneer een van deze grondslagen van toepassing is, dan kunt u de foto verwerken. Dit zijn de uitzonderingen:
• toestemming;
• uitvoering van rechten of verplichtingen inzake het arbeidsrecht of sociale zekerheidsrecht;
• nodig voor de bescherming van vitale belangen;
• de verwerking vindt plaats door een stichting zonder winstoogmerk op enkele gebieden;
• de foto is al door de betrokkene openbaar gemaakt;
• verwerking is noodzakelijk voor identificatie of rechtsvordering.

Andere uitzonderingen

Er zijn echter ook andere uitzonderingen in het leven geroepen. Die zijn van toepassing wanneer uw foto onder journalistieke, academische of artistieke uitingen, of de vrijheid van meningsuiting valt. Er wordt snel aangenomen dat een foto onder uitingsvrijheid valt. Er is dan nog wel een grondslag nodig (toestemming, vitale belangen, wettelijke verplichting, uitvoering van de overeenkomst, algemeen belang of een gerechtvaardigd belang).

Doorgaans zal het beroep op een uitzondering met het oog op uitingsvrijheid vallen onder een gerechtvaardigd belang. Er dient dan ook

een belangenafweging plaats te vinden, waarbij het privacyrecht van de betrokkene afgewogen dient te worden tegen het gerechtvaardigd belang van de organisatie.

Tot slot

Is er geen uitzondering van toepassing? Wellicht kunt u zich nog beroepen op één van de grondslagen van de AVG, zoals ook hiervoor benoemd (

indien de foto niet wordt beschouwd als bijzonder persoonsgegeven). U kunt bijvoorbeeld toestemming vragen aan de betrokkene. Dit kan door middel van een toestemmingsformulier. Let er bovendien op dat de toestemming van minderjarige kinderen (onder de 16 jaar) slechts verkregen kan worden via de ouders van deze kinderen. Tot slot merken wij nog op dat deze flowchart zich volledig richt op of het verwerken van foto’s is toegestaan onder de AVG. De flowchart houdt geen rekening met overige wetgeving.

Heeft u advies nodig of u toestemming voor foto’s op evenementen nodig heeft, of voor andere gelegenheden? Vraagt u zich af of uw situatie valt onder één van de uitzonderingsgronden? Of weet u niet hoe u het beste toestemming kunt vragen? Wij adviseren u graag.