Veel werkgevers weten al dat zij een zieke werknemer niet mogen vragen naar medische klachten. Op grond van de Wet bescherming Persoonsgegevens is de verwerking van medische gegevens verboden. Welke vragen mogen nu wel of niet gesteld worden en hoe moet worden omgegaan met de door de werknemer gedeelde informatie? De beleidsregels van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) geven hier meer duidelijkheid over.
Welke vragen mogen gesteld en vastgelegd worden?
De AP heeft in haar beleidsregels aangegeven dat er slechts een paar vragen zijn die aan een zieke werknemer gesteld mogen worden en die mogen worden verwerkt in een dossier:
- het telefoonnummer en (verpleeg)adres;
- de vermoedelijke duur van het verzuim;
- de lopende afspraken en werkzaamheden;
- of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval;
- of er sprake is van een verkeersongeval waarbij een eventueel aansprakelijke derde betrokken is (regresmogelijkheid);
- of de werknemer onder een van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt (maar niet onder welke vangnetbepaling hij valt).
Vrijwillig gedeelde informatie
Het staat een werknemer natuurlijk altijd vrij om zelf informatie ten aanzien van de aard en oorzaak van de ziekte te delen met de werkgever. Ondanks dat deze informatie vrijwillig wordt gedeeld met de werkgever, mag de werkgever slechts in uitzonderlijke situaties deze informatie ook daadwerkelijk verwerken, dat wil zeggen vastleggen in een dossier of e-mails.
De AP geeft hierbij aan dat een werkgever er niet zonder meer van uit kan en mag gaan dat de werknemer zich ook echt vrij voelde om deze informatie te delen. En voor de verwerking van bijzondere persoonsgegevens is vereist dat ondubbelzinnig toestemming is gegeven door de betrokkenen. De AP geeft aan dat gelet op de gezagsverhouding de werknemer zich toch onbewust gedwongen kan voelen de informatie te geven.
Dit houdt aldus ook in dat indien een werknemer per e-mail medische informatie deelt, u deze e-mail niet mag opslaan dan wel toevoegen aan het dossier.
Informatie bedrijfsarts
Ook de bedrijfsarts mag niet zonder meer gegevens verstrekken aan de werkgever. De bedrijfsarts mag alleen die gegevens verstrekken die nodig zijn voor de loonbetaling en re-integratie. Uiteraard zal ook informatie gedeeld worden over de verwachte duur van de ziekte en of de werknemer nog mogelijkheden heeft om werkzaamheden te verrichten. Ook zal de bedrijfsarts informatie geven over de mogelijkheid om passende werkzaamheden te verrichten.
De gegevens over de diagnose, de klachten of pijnaanduidingen dan wel geestelijke of lichamelijke gezondheidstoestand, mogen niet worden gedeeld met de werkgever. Deze gegevens vallen onder het medisch beroepsgeheim.
Werkt de bedrijfsarts in eenzelfde softwareprogramma als de werkgever, dan dienen partijen in de bewerkersovereenkomst expliciet vast te leggen dat de werkgever nooit bij het medisch dossier kan.
Boetes voorkomen
De AP kan boetes verbinden aan het niet naleven van de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Om de oplegging van boetes te voorkomen, is het raadzaam om regelmatig het verzuimbeleid binnen de organisatie onder de aandacht te brengen en regelmatig te controleren of de beleidsregels van de AP worden nageleefd. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met JPR Advocaten.
Eva Lammers
Joke Schraagen
Marjolein Meijer