Onlangs had ik een zitting waarbij de wederpartij zijn handtekening onder een overeenkomst met een cliënt betwistte. De overeenkomst was tot stand gekomen met begeleiding van een bemiddelingsbureau. De wederpartij stelde dat de handtekening van het bemiddelingsbureau afkomstig zou zijn en dat hijzelf de overeenkomst niet wilde sluiten. Hoe kunt u dit soort situaties, onduidelijkheden in vertegenwoordiging, nu voorkomen?
Volmacht: schriftelijk of niet?
Van belang is dat een volmacht vormvrij is. Dat betekent dat deze niet per se schriftelijk hoeft te zijn gegeven. Deze volmacht hoeft dus ook niet in, bijvoorbeeld, het handelsregister te zijn vastgelegd. Mogelijk wordt een ondernemer beschermd door de ‘schijn van volmachtverlening’. Dat houdt in dat u als ondernemer van de vertegenwoordigingsbevoegdheid van een vertegenwoordiger mag uitgaan als de vertegenwoordigde een zodanige verklaring of gedraging heeft gedaan. Deze kwalificatie is nog steeds onduidelijk.
Vertegenwoordiging op grond van de wet
Gelukkig volgen uit de wet ook duidelijke kenmerken van een volmacht. Zo mag u ervan uitgaan dat een vertegenwoordiger van een partij waarmee u al jaren zaken doet, daartoe bevoegd is totdat uitdrukkelijk de volmacht van hem door de partij wordt ingetrokken. De zogenaamde ‘apparent authority’. Daarnaast kunt u ervan uitgaan dat als u met een bv of nv handelt de navolgende personen bevoegd zijn tot handelen:
- Het gehele bestuur
- Iedere individuele bestuurder
- Aangewezen anderen
Aan deze vertegenwoordigingsbevoegdheid zijn ook weer beperkingen te stellen. Met name kan dit in de statuten worden bepaald. Echter, deze beperkingen kunnen u enkel worden tegengeworpen als deze uit de wet voortvloeien.
Termijn stellen
In enkele gevallen kunt u de bv of nv een termijn stellen om de onbevoegdheid te herstellen of de handeling van de vertegenwoordiger te verwerpen. Ik geef hiervan een voorbeeld: In de statuten kan zijn opgenomen dat het gehele bestuur moet besluiten tot overdracht van onroerend goed. Wanneer slechts één van de vele bestuurders van een bv onroerend goed aan u overdraagt, kunt u de bv een brief sturen waarin u het bestuur van de bv een termijn stelt om de overdracht van het onroerend goed te accepteren of te verwerpen. Mocht het bestuur niet binnen de gestelde termijn reageren, is zij toch aan de overdracht door één bestuurder gebonden.
Wij kunnen u van dienst zijn
Met dit soort oplossingen kunnen wij u van dienst zijn. Aarzel niet om contact op te nemen wanneer u met een onbevoegde vertegenwoordiging te maken krijgt of u twijfelt aan de bevoegdheid van uw zakenpartner.
Eva Lammers
Joke Schraagen
Marjolein Meijer